Negli anni, all’interno di una casella Gmail possono accumularsi migliaia di messaggi: allegati di grandi dimensioni, vecchie newsletter e comunicazioni ormai inutili. Tutto questo contribuisce a erodere rapidamente i 15 Gigabyte di spazio di archiviazione gratuito messi a disposizione da Google (condivisi con Google Drive e Google Foto), con il rischio di bloccare la ricezione di nuove email.
Prima di ricorrere alla sottoscrizione di un abbonamento a Google One per ampliare lo spazio in cloud, è possibile fare una profonda pulizia del proprio account recuperando Giga preziosi. Ecco come fare sfruttando gli strumenti integrati.
Scovare ed eliminare gli allegati più pesanti
na delle strategie più efficaci per liberare spazio è individuare le email contenenti file ingombranti come foto ad alta risoluzione, PDF, presentazioni o archivi compressi.
Gmail integra un potente motore di ricerca basato su query che permette di filtrare i risultati in pochi secondi. Nella barra di ricerca in alto, è possibile digitare:
has:attachment: per isolare esclusivamente tutte le email che contengono un file allegato.larger:20M: per trovare al volo tutte le conversazioni che pesano più di 20 Megabyte (il numero può essere personalizzato a piacimento).smaller:10M: utile per individuare la miriade di file di dimensioni ridotte (1 o 2 MB) che, accumulandosi in grandi quantità, consumano comunque molto spazio.
Fare pulizia tra le email più vecchie
Un account longevo è spesso pieno di notifiche o comunicazioni che, a distanza di anni, non hanno più alcun valore. Per fare ordine nel passato, gli operatori di ricerca temporale sono fondamentali:
older_than:1y: filtra tutti i messaggi ricevuti da più di un anno.after:ebefore:: permettono di delimitare un intervallo preciso. Digitando ad esempioafter:2025/01/31, il sistema mostrerà solo le mail arrivate dopo il 31 gennaio 2025.
Questi comandi possono anche essere combinati per ricerche avanzatissime: inserendo after:2025/01/31 larger:10M, Gmail troverà esclusivamente le email recenti (post 31 gennaio 2025) con un peso superiore ai 10 MB.
Gestire Promozioni, Social e disiscriversi dalle Newsletter
Spesso lo spazio è occupato da mail promozionali o notifiche dei social network. Gmail suddivide già queste comunicazioni in schede dedicate. Per eliminarle in blocco, basta aprire la scheda desiderata (es. Promozioni), cliccare sul quadratino di selezione in alto a sinistra e scegliere “Tutte”. A questo punto, cliccando sulla dicitura “Seleziona tutte le conversazioni” e premendo l’icona del Cestino, si pulirà l’intera categoria.
Per evitare che il problema si ripresenti, è possibile sfruttare la funzione Gestisci iscrizioni, situata nel menù laterale sinistro sotto la voce “Altro”. Da qui, Google offre una comoda panoramica di tutte le newsletter attive, permettendo di disiscriversi rapidamente da quelle superflue.
Filtri mirati e Backup preventivo con Google Takeout
Utilizzando l’operatore from: (es. from:nome@dominio.com) è possibile cancellare tutte le mail provenienti da un mittente specifico, mentre subject: aiuta a individuare parole precise nell’oggetto della mail.
Se si teme di cancellare informazioni importanti (soprattutto in ambito lavorativo), prima di procedere con l’eliminazione di massa è consigliato effettuare un backup locale tramite Google Takeout. Questo strumento permette di esportare un archivio contenente solo i messaggi di posta nel formato MBOX, conservandone una copia sicura sul proprio PC.
Il passaggio finale: svuotare Cestino e Spam
È fondamentale ricordare che le email eliminate vengono spostate nel Cestino, dove continuano a occupare spazio di archiviazione per altri 30 giorni prima di essere cancellate in automatico.
Per recuperare immediatamente i GB appena liberati, è dunque strettamente necessario svuotare manualmente la cartella del Cestino. La medesima operazione andrebbe eseguita regolarmente anche per la cartella Spam, in cui finiscono le comunicazioni indesiderate e i tentativi di truffa.